La fiche de poste est un des outils primordiaux de l’entreprise. A cheval entre l’organisation et les ressources humaines, elle a vocation à répondre à deux besoins : délimiter pour chaque individu le champ de ses responsabilités, des attentes (livrables, attitudes) et de ce qui sera évalué (notamment lors de l’entretien annuel) d’une part, et d’autre part permettre de communiquer sur le positionnement de chacun dans le processus de création de valeur (et donc de légitimer chacun sur sa fonction).
Comme dans tout domaine de l’organisation, l’entreprise (surtout de petite taille) construit souvent ses premiers outils de pilotage ex nihilo. Si l’on sait pourquoi l’on souhaite disposer de fiches de postes et que notre ami Google peut nous donner assez rapidement des modèles, force est de constater que dans la pratique, leur conception et leur utilisation se révèle complexe. Voici une méthodologie et des conseils pour créer des fiches de postes adéquates.
La méthodologie
Comme tout outil, la fiche de poste a un ou plusieurs objectifs. Il convient de les identifier et de les hiérarchiser. La fiche de poste est-elle principalement un outil de communication et de clarification entre un collaborateur et son supérieur hiérarchique ? Sera-t-elle communiquée à d’autres personnes ? Les postes sont-ils susceptibles d’évoluer rapidement, sont-ils mouvants ?
Les éléments constitutifs d’une fiche de poste sont les suivants :
- L’intitulé du poste
- Les éléments d’identification (nom, prénom, ancienneté, etc.)
- La situation du poste (localisation, position dans l’organigramme)
- La finalité du poste (pourquoi existe-t-il, à quel besoin répond-il ?)
- Le contexte (dépendances hiérarchiques, conditions de travail particulières, contexte règlementaire)
- Les missions (principales)
- Les activités
- Les compétences requises (savoirs, savoir-faire et attitudes)
Il s’agit ensuite de rédiger une ébauche et de la finaliser avec le collaborateur.
Quelques conseils
- Juridiquement, la fiche de poste ne devrait pas sortir du cadre du pouvoir décisionnaire de l’employeur. En cas de modification d’éléments essentiels du contrat de travail (prime sur atteinte d’objectifs, modification des conditions de travail, du grade, ou autre), la fiche de poste pourra être considéré comme un avenant au contrat de travail opposable devant un tribunal. Il s’agit alors d’éviter toute référence à une quelconque rémunération et de se contenter de décrire le poste.
- La concision est un atout de communication. En dehors de postes spéciaux (notamment techniques), une fiche de poste devrait pouvoir tenir sur un format A4 recto verso.
- La fiche de poste ne doit pas être un outil figé. Elle doit être rediscutée tous les ans lors de l’entretien annuel pour s’assurer de sa pertinence.